Ijazah dan Surat Keterangan
Penulis: H. Albar Sentosa Subari, S.H., S.U. (Kolumnis)
Jendelakita.my.id. - Ijazah dan surat keterangan merupakan dua jenis dokumen yang dalam kondisi tertentu dapat berkaitan dengan alat bukti tertulis. Ijazah, khususnya, merupakan dokumen resmi yang diterbitkan oleh lembaga pendidikan sebagai bukti kelulusan seseorang setelah menyelesaikan jenjang pendidikan tertentu.
Tulisan ini tidak bermaksud memasuki substansi peristiwa ataupun kondisi yang sedang menjadi perhatian publik pada awal Oktober 2026. Tulisan ini hanya merupakan goresan tangan seorang kolumnis untuk mencoba memahami apa yang dimaksud dengan ijazah dan surat keterangan (suket).
Secara umum, masyarakat tentu sudah mengenal ijazah. Secara faktual, seseorang yang telah menyelesaikan seluruh proses pendidikan pada suatu jenjang akan memperoleh ijazah sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menyelesaikan pendidikan atau dinyatakan lulus dari lembaga pendidikan tersebut.
Ijazah juga dikenal dengan istilah STTB (Surat Tanda Tamat Belajar). Dokumen tersebut pada umumnya ditandatangani oleh pimpinan satuan pendidikan, seperti kepala sekolah untuk jenjang sekolah dasar hingga sekolah menengah. Pada perguruan tinggi, ijazah ditandatangani oleh pimpinan perguruan tinggi, seperti rektor, bersama dekan atau pejabat lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku di masing-masing perguruan tinggi.
Sementara itu, surat keterangan pada dasarnya berfungsi untuk menerangkan suatu keadaan, peristiwa, atau hal tertentu. Surat tersebut dapat diterbitkan oleh lembaga tertentu ataupun instansi yang memiliki kewenangan dan fungsi yang berkaitan dengan suatu sistem administrasi atau birokrasi.
Dalam kondisi tertentu, surat keterangan dapat digunakan sebagai dasar untuk memperoleh dokumen pengganti apabila dokumen asli hilang. Namun, penerbitannya tidak serta-merta dilakukan. Biasanya, pihak yang bersangkutan terlebih dahulu harus memiliki bukti atau laporan mengenai kehilangan dokumen tersebut dari pihak yang berwenang, misalnya kepolisian sesuai wilayah kewenangannya.
Sebagai contoh, seseorang yang kehilangan KTP dapat melaporkan kejadian tersebut kepada kepolisian. Dalam prosesnya, pihak kepolisian dapat meminta dokumen pendukung, seperti fotokopi KTP apabila masih tersedia. Pada masa sebelumnya, laporan kehilangan juga kerap disertai pengantar dari RT/RW. Namun, mekanisme administrasi saat ini memungkinkan masyarakat melaporkan kehilangan secara langsung sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Lalu, apa kaitannya antara ijazah dan surat keterangan?
Surat keterangan dapat diterbitkan untuk menerangkan bahwa suatu dokumen, termasuk ijazah, sebelumnya memang pernah diterbitkan atau dimiliki oleh seseorang tetapi kemudian hilang.
Dengan demikian, fungsi surat keterangan pada dasarnya adalah menerangkan adanya suatu peristiwa atau keadaan yang telah terjadi sebelumnya. Misalnya, surat tersebut menerangkan bahwa ijazah asli pernah ada. Surat keterangan bukan secara otomatis menjadi pengganti substansi dokumen yang diterangkan, seperti ijazah atau KTP.
Apalagi jika kemudian surat keterangan tersebut digunakan untuk memberikan penilaian yang lebih jauh terhadap substansi dokumen yang diterangkan.
Kesimpulannya, ijazah merupakan dokumen resmi yang menerangkan bahwa seseorang telah menyelesaikan atau lulus dari suatu lembaga pendidikan pada jenjang tertentu.
Sementara itu, surat keterangan berfungsi menerangkan adanya suatu keadaan atau peristiwa yang telah terjadi sebelumnya. Penerbitannya tentu harus didasarkan pada alas hak yang jelas, bukti yang konkret, serta keterangan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Surat keterangan tidak serta-merta menggantikan substansi dokumen yang diterangkan. Fungsinya adalah menjadi bukti atau dasar administratif untuk memperoleh dokumen pengganti atau duplikat dari lembaga atau instansi yang menerbitkan dokumen tersebut.
Dalam konteks pendidikan, terdapat pula ketentuan mengenai ijazah yang diperoleh seseorang dari lembaga pendidikan di luar negeri. Dokumen pendidikan tersebut tidak serta-merta dapat digunakan untuk menyatakan kesetaraan dengan jenjang pendidikan di dalam negeri sebelum melalui proses penyetaraan sesuai ketentuan yang berlaku.
Proses tersebut dilakukan oleh kementerian atau lembaga pemerintah yang memiliki kewenangan di bidang pendidikan. Karena menyangkut dokumen pendidikan lintas negara, proses pengakuan dan penyetaraan juga dapat berkaitan dengan prosedur serta ketentuan yang disepakati antarnegara.
Hal tersebut diperlukan agar informasi mengenai riwayat dan jenjang pendidikan seseorang dapat diketahui serta dipertanggungjawabkan apabila suatu saat dibutuhkan.
Dalam kehidupan sehari-hari, kita juga mengenal berbagai dokumen resmi lainnya, seperti paspor, KTP, sertifikat, dan dokumen penting lainnya. Dokumen-dokumen tersebut memiliki fungsi masing-masing dalam membuktikan identitas, status, hak, atau suatu keadaan hukum seseorang.
Contoh mengenai ijazah dalam tulisan ini digunakan sebagai ilustrasi untuk memahami fungsi sebuah dokumen resmi. Ketika dokumen tersebut hilang, mekanisme administrasi memungkinkan seseorang memperoleh dokumen pengganti atau duplikat setelah memenuhi persyaratan yang ditentukan, termasuk apabila diperlukan surat keterangan dari pihak yang berwenang.
Dengan demikian, penting untuk membedakan antara dokumen yang menjadi bukti utama suatu keadaan dengan surat keterangan yang berfungsi menerangkan keadaan atau peristiwa tertentu.
